办文“模块化”初探-秘书工作-康巴什新区党政办公室
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办文“模块化”初探
      来源:秘书工作     发布日期:2020-07-10

  在参会通知办理、征求意见稿答复、综合文稿撰写等工作中,试行“模块化”机制,可实现办文的优化、协同、高效。

  功能模块化,是指将程序划分成若干个功能模块,每个功能模块完成一个子功能,再将其组成一个整体,以满足整个系统的功能。每个功能模块既是一个“小系统”,具有独立的功能、单一的入口、完整的链条,同时又是“大系统”的一部分,与整体系统、其他模块形成互动衔接。这种“模块化”的思路广泛应用于计算机操作系统、手机APP,也非常适用于办文工作的流程管理,对此,我们进行了初步的探索。

  参会通知“链条集成”模块

  办文人员要经常与参会通知打交道。过去,由于将参会通知混同于一般的来文办理,经常出现仓促应对的情况,甚至出现过办文滞后、错过会议时间的情况。针对参会通知涉及事项多、办理时限要求严的特点,我们构建了参会通知“链条集成”模块,重点考虑子模块的合理配置,形成了以下几项主要的子模块:

  一是“确定人员”模块。办公室根据参会通知的要求提出拟参会方案报领导审定后,通知参会人员。参会人员无法参会的,安排其他人参会或向会议主办方请假。参会人员要求带助手的,商请会议主办方同意并通知助手准备参会。

  二是“材料准备”模块。如果会议需要提交材料或准备发言材料,办公室尽早将要求落实相关责任人,便于留出时间提前准备。

  三是“信息交换”模块。将参会通知和参会方案及时上传OA系统,以便相关人员知晓并掌握参会人员的行程安排,承担相关职责的业务处室知道此事已经进入了议程,事后也便于及时复核由谁参加了会议。

  四是“后勤保障”模块。会议报名、车辆保障、预订车票等事项集成于此模块内。参会通知办理各模块由一位同志居中协调,各子模块之间形成了咬合效应,整体上形成了完整链条,保证了所有参会事项的零差错。

  征求意见“快速反应”模块

  征求意见是机关决策过程中必不可少的环节,也是办文工作的一个重要内容。征求意见稿办理中的主要矛盾,是文稿内容与本单位职责间接联系的广泛性与答复时间有限性的矛盾,具体表现为确定牵头拟文处室难、按时办结难、前后衔接一致难等“瓶颈”。为此我们构建了“快速反应”模块,设办公室“平台枢纽”子模块,业务处室副处长“形成反馈意见”子模块,部门领导“审核把关”子模块。具体运作时,办公室根据来文文本内容确定征求意见的处室范围,业务处室副处长被授予直接决定是否提出意见、提出什么意见的自主权,办公室统筹把关后报领导审签,实现了平台枢纽集中化、执行终端扁平化、把关决策精准化。最初,这一模块主要是应对征求意见稿而创新设立的,由于运行效果好,进一步扩大到外单位提出的联合发文审签、对会议材料的准备等工作。“快速反应”模块通过明确责任保证了所提出意见的质量,通过明确时限保证了参与决策的有效性,同时将业务处室的处长、其他工作人员、分管领导等解脱出来,更有利于部门主责主业的推进。

  综合文稿“汇总共享”模块

  办公室承担着领导讲话、工作报告、工作总结等综合文稿的起草工作。综合文稿之所以被冠名“综合”,就是因为要把跨处室、跨条线的宏观性展示出来。过去,接到综合文稿写作任务后,通常先由业务处室根据综合文稿的主题或要求提供素材,再由办公室完成文稿。这一方面给业务处室增加了写稿的负担,另一方面也限制了办公室能够接触到的素材范围,捆住了办公室的手脚。为了把综合文稿的总体质量提上去、时间成本降下来,我们搭建“汇总共享”模块,所有业务处室在履职工作中形成的各类编文号的、不编文号的文字材料,如调研报告、基层汇报、经验交流、数据表格、信息宣传稿等,在正式定稿后全部集中上传OA系统。办公室每位同志联系三至四个业务处室,通过现有文稿熟悉其工作重心、推进进度、特色亮点、矛盾难点。再有综合文稿任务时,办公室不再需要业务处室提供基础素材,而是直接使用现有材料作为基础素材,形成初稿后再征求相关业务处室的意见。由于占有素材的质和量都有了较大提升,办公室在时间上有了更多的提前量,也有了更广的素材源,在写作时有了更大的主动权,进而从一开始就可以对整个文稿从主题到布局、从题材到内容进行整体性设计,摆脱“物理拼凑”的套路。

  不同模块“精准对接”

  要让模块的潜力彻底释放,不仅要构建适应办文实际的相应模块,还必须强化模块与模块的有效衔接。我们在具体运作中注重发挥模块之间的内在关联性。例如参会通知“链条集成”模块和征求意见“快速反应”模块,在会议材料办理上即形成了一个联结点。以讨论征求意见稿为主题的会议,通常要待快速反应程序结束后才能确定参会人员;而以决策为特点的会议,则要求在会议召开前完成快速反应程序,将有关材料提供给参加会议的领导参考。参会通知“链条集成”模块与综合文稿“汇总共享”模块之间也有很强的关联性,很多作为综合文稿素材的材料都是一些参加调研会的汇报材料、参加经验交流会的工作介绍、参加理论研讨会的研究成果等。让各个模块互联互通,才能达到模块化“1+1>2”的成效。

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