退文“五有五忌”-秘书工作-康巴什新区党政办公室
秘书工作  
退文“五有五忌”
      来源:     发布日期:2019-07-10

◎文/ 王西星

 

对于问题公文的退文,要退得有理有据、有规有矩、有情有义、有头有尾、有“风”有“化”,从而助推公文质量的提升。

公文办理中经常会遇到退文的情况。退文不是目的,以问题公文的“退”实现公文质量的“进”才是我们所追求的。笔者在实际工作中总结,要把退文作为提高公文水平的有效途径,着力做到“五有五忌”。

要退得有理有据,忌凭主观臆断和个人喜好。公文收文要依照《党政机关公文处理工作条例》等有关规定,退文也必须按照规定,决不能凭想当然或者个人喜好,要根据制度规定明确退文的范围。如,内容出现明显差错、文种使用错误、报告夹带请示、报送形式不规范等。

要退得有规有矩,忌不讲程序随意退。对于需要退回的问题公文,要严格按照程序办理,决不能随意退文、任性退文。实际工作中可采用找、填、审、告的步骤:找,就是要在制度规定中找出退文依据,明确公文中存在的错误和不足;填,就是填写退文表,写清楚来文时间、来文单位、文件标题、发文字号、错情内容等关键要素;审,就是要逐级审批,按程序报办公室分管领导审签确认后作退文处理;告,就是要通过书面或者电话等方式,告知来文单位退文情况。

要退得有情有义,忌让人难以接受。问题公文的退文既要做到严格执行规定,也要注意做到让拟制单位在接受退文时“气顺”。一方面,要把文中存在的问题一一标注出来,把规定和要求讲清楚;另一方面,要以友好的方式做好解释说明工作,特别要注重方式方法、口气语气等,避免让人觉得冷冰冰、硬邦邦,不近人情,甚至颐指气使、高高在上。要让拟制单位清楚了解问题所在,同时明确如何修改完善问题公文,从而为提高公文质量打下基础。

要退得有头有尾,忌一退了之。退文不是目的,也不是结束,而是通过退文,让拟制单位及时修改完善,重新提交符合要求的公文。因此,完成退文后,千万不能觉得万事大吉了,必须跟踪公文的修改情况。必要时,办公室办文人员要跟拟制单位共同讨论,找到问题症结,然后对症下药,尽快修正定稿,防止耽误和影响工作。

要退得有“风”有“化”,忌类似的问题反复出现。退文要做到“退了一个文,启发更多人”,从而实现问题公文越来越少的目标。要针对退文中存在的共性问题,及时总结梳理,通过举办培训、定期通报等方式,让各单位吸取教训,防止类似情况再次发生。

 

〔作者单位:广东深圳市罗湖区委(政府)办公室〕

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